參加過大型展會的朋友應該都有過這樣的體驗,當你到達展會舉辦地,少則數頁,多則數十頁的會務流程、行程安排、交通指南、餐飲安排便會送達你的手中,要想輕松快捷地找到自己所需行程幾乎是一件不可能的事而一旦展會日程、項目有所更改,要通知到數以千計的來賓更是一個恐怖的工作量。
然而,這一切在9月7日舉辦的第四屆中國西藏旅游文化國際博覽會(以下簡稱“藏博會”)上將被完全顛覆。據了解,在這一屆全面采用“智慧接待”系統的藏博會上,西藏高馳科技信息產業集團有限責任公司為藏博會搭建的信息化管理平臺,讓與會嘉賓和接待人員可以通過這套系統實現實時、無縫的信息化智慧接待。
智慧接待,“刷臉”知曉會務安排
在近年來的政府工作報告中,多次提到了“互聯網+”行動計劃被多次提及。隨著“互聯網+”行動的快速推進,互聯網+技術已廣泛融入了電子商務、移動支付、共享經濟、政務辦理等眾多領域。為加快信息系統互聯互通,打通信息孤島,實施一站式服務等舉措,第四屆“藏博會”貫徹執行了信息化理念,通過互聯網和移動互聯網徹底告別了繁瑣的人力會務組織和接待時代,實實在在地用信息智能化擁抱來賓。
記者了解到,智慧接待系統分為嘉賓人臉識別智慧接待一體機,與會務接待管理APP及藏博會掌上服務移動官方網站三個呈現形式,通過這套系統可以實現會務管理全流程信息化。
在會議舉辦前,主辦單位以電子邀請的方式邀請嘉賓將個人信息、行程信息反饋給主辦方進行錄入。等嘉賓到達會議舉辦地(拉薩)后,通過查看手機便可及時獲取乘坐車輛信息、下一目的地、住宿安排等信息。而主辦方也可通過查看手機了解掌握嘉賓的接待和會務安排情況,靈活處理嘉賓用車及之后行程安排。移動簽到、自動識別,不僅節省了大量人力成本,還能大大提高接待準確性。
智慧會務,信息云處理實現數據流循環
在這套智慧接待系統當中,還有一個極為亮眼的技術:刷臉卡!在將嘉賓信息錄入接待系統中時,嘉賓只需要提供一張證件照片,與會時便可以無需任何證件,僅憑“刷臉”通行于各大會場和接待場所。
智慧接待系統實現了會務管理跨部門跨層級信息化數據互通,接機、交通、入住、參會任何一個服務接待行程修改,系統會將信息同步推送到所有使用者終端中。比如與會嘉賓入住酒店更換,該嘉賓所有相關接待員使用的接待APP中會實時顯示已更換酒店信息。而在會務服務方面,也將啟動自動化服務。根據參會人員的類型,根據會務組提供的座次匹配規則,會務管理系統會自動劃分座位區域和座位號。
對主辦單位而言,智能化信息云處理也大大提高了辦事效率。工作人員可以通過手機app查看嘉賓各點位的簽到情況,數據會同步到相關工作人員的app和參會嘉賓微站個人中心,主辦方通過web端和手機移動端便可實時查看數據,監控各分會場流量情況。
結語:
通過設計綜合性的智能會務全能管家,統一入口,在互聯網上實現與會人員行程收錄、接機安排、住宿管理、會務發布、電子簽到、通知推送等會前、會中、會后10余項會務服務。實現了以“智能會務”根本性改變傳統的接待模式,極大的節約了人力、物力、財力,全方位提升了與會人員體驗西藏現代化、信息化、智慧化城市建設的感知度。
